Wer bei einem Fuhrpark Kosten senken möchte, denkt zunächst an Kraftstoffpreise, Versicherungen oder günstigere Fahrzeuge. Diese Ausgaben sind sichtbar und lassen sich vergleichsweise einfach beziffern. Ein anderer Kostenblock wird dagegen häufig unterschätzt: die Organisation des laufenden Betriebs.
Besonders Fahrdienstunternehmen koordinieren täglich zahlreiche Termine, Fahrer und Fahrzeuge. Werden Informationen mehrfach erfasst oder entstehen durch eine ungünstige Planung unnötige Leerfahrten, verursacht das zusätzliche Kosten. Spezialisierte Krankentransport Software kann deshalb nicht nur ein digitales Werkzeug sein, sondern auch bei der besseren Kontrolle betrieblicher Aufwendungen helfen.
Jeder Leer-Kilometer verursacht Kosten
Ein Fahrzeug kostet auch dann Geld, wenn gerade kein Fahrgast darin sitzt. Kraftstoff oder Strom werden verbraucht, Reifen nutzen sich ab und die Kilometerleistung steigt.
Für Fahrdienste lohnt es sich deshalb, nicht nur die bezahlten Fahrten zu betrachten. Ebenso interessant ist die Strecke zwischen zwei Aufträgen.
Wird ein weit entferntes Fahrzeug zum nächsten Kunden geschickt, obwohl ein anderer Fahrer wenige Kilometer entfernt verfügbar wäre, entsteht vermeidbarer Aufwand. Eine übersichtliche Disposition kann helfen, solche Situationen schneller zu erkennen.
Arbeitszeit in der Verwaltung mitrechnen
Auch Büroarbeit kostet Geld. Werden Aufträge zunächst auf Papier notiert und anschließend in mehrere Systeme übertragen, entsteht zusätzlicher Personalaufwand.
Besonders problematisch wird es, wenn dieselbe Information mehrfach gepflegt werden muss. Ändert sich beispielsweise eine Abholzeit, muss die Änderung möglicherweise in Kalender, Fahrerliste und Abrechnungsunterlagen übertragen werden.
Ein zentrales System kann dafür sorgen, dass vorhandene Daten innerhalb des weiteren Arbeitsablaufs weiterverwendet werden. Das reduziert wiederholte Eingaben und erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen.
Telefonate sind ebenfalls Arbeitszeit
Die Kommunikation zwischen Leitstelle und Fahrern gehört selbstverständlich zum Fahrdienst. Dennoch muss nicht jede Information telefonisch übermittelt werden.
Wenn Fahrer ihre Aufträge digital erhalten und ihren aktuellen Status zurückmelden können, entfallen viele einfache Rückfragen. Das Telefon bleibt für besondere Situationen verfügbar, statt zum Standardkanal für jede einzelne Änderung zu werden.
Gerade bei mehreren Fahrzeugen können sich die eingesparten Minuten über den gesamten Arbeitstag summieren.
Billig ist nicht automatisch günstig
Bei Software sollte deshalb nicht ausschließlich nach dem niedrigsten Preis gesucht werden. Entscheidend ist, welchen Teil der täglichen Arbeit ein System tatsächlich abbilden kann.
Eine sehr günstige Einzellösung kann am Ende teuer werden, wenn daneben mehrere Tabellen und zusätzliche Anwendungen weitergeführt werden müssen. Umgekehrt lohnt sich ein umfangreiches System nicht automatisch, wenn ein Betrieb dessen Funktionen überhaupt nicht benötigt.
Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen deshalb ihre bisherigen Abläufe betrachten: Wo entstehen doppelte Eingaben? Wie viele Telefonate betreffen lediglich Statusfragen? Wie viele Kilometer werden ohne Fahrgast gefahren? Und wie viel Zeit verbringt die Disposition mit der Suche nach Informationen?
Beim Sparen die Gesamtkosten betrachten
Die Betriebskosten eines Fahrdienstes setzen sich aus vielen kleinen Positionen zusammen. Fahrzeugkosten sind nur ein Teil davon. Auch Arbeitszeit, Verwaltungsaufwand und unnötige Wege beeinflussen das Ergebnis.
Digitalisierung kann diese Kosten nicht vollständig beseitigen. Sie kann aber dazu beitragen, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen und unnötige Arbeitsschritte sichtbar zu machen.
Wer sparen möchte, sollte deshalb nicht nur Tarife, Versicherungen und Einkaufspreise vergleichen. Manchmal liegt das größere Sparpotenzial in einem Arbeitsablauf, der jeden Tag viele Male wiederholt wird.